La gestión de la información es un proceso amplio y global que consiste en la creación, presentación y realización de la información. Por su parte, el capital intelectual se refiere a activos intangibles como información, habilidades, marcas y patentes que distinguen a una empresa de sus competidores. Estos activos se originan en el proceso de gestión de la información y aumentan los valiosos recursos de información de las empresas.
Hoy en día, el éxito de una empresa viene determinado por cómo y en qué medida utiliza la información de que dispone. Por lo tanto, las empresas que tengan un capital intelectual sólido y desarrollen las estrategias de gestión de la información adecuadas prosperarán y obtendrán una ventaja competitiva.
En este artículo, nos centraremos en la importancia de los activos de información, es decir, el capital intelectual, para las empresas, y en los pasos necesarios para una gestión adecuada de la información.
IMPORTANCIA ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
La gestión de la información tiene como objetivo aprovechar el capital intelectual, fomentar la transferencia de información y garantizar el intercambio de información. De hecho, los recursos definidos como capital intelectual se han convertido últimamente en una ventaja competitiva clave y en un motor de valor para las empresas.
Algunas empresas del mercado ostentan un valor de mercado superior al de sus activos tangibles porque han tenido éxito y han obtenido ventajas competitivas intercambiando y aprovechando su capacidad de información. En consecuencia, las empresas han empezado a dar prioridad a la gestión de la información, cuya importancia es cada día más evidente, en un esfuerzo por distinguirse en el mercado.
Al abordar estratégicamente la gestión de la información, las tres categorías básicas de capital intelectual crean una cadena de valor y contribuyen al proceso de gestión de la información. Estas categorías son el capital humano, el capital estructural y el capital cliente.
Elcapital humano se refiere al conjunto de conocimientos, aptitudes y actitudes que poseen los empleados.
ElCapital Estructural es el resultado de los esfuerzos intelectuales de los empleados, incluidas las estructuras, procedimientos, sistemas de información, patentes, conceptos, modelos, etc. de la empresa.
ElCapital Cliente denota los activos invisibles medidos en términos de satisfacción del cliente, lealtad, nombre de la empresa, valor de la marca, etc. para determinar el valor de mercado de una empresa.
Las personas constituyen la esencia de la gestión de la información, ya que desarrollan, procesan y utilizan nuevas ideas y productos. Por ello, el capital humano disponible es fundamental para convertir la información en capital intelectual. Sin embargo, el verdadero logro de una empresa es transformar el capital humano en capital estructural. Las empresas utilizan la información a través de la transferencia de información e intentan mejorarla, controlarla, aplicarla, incrementarla y venderla como parte de sus esfuerzos de gestión de la información. La gestión de la información garantiza la satisfacción y la fidelidad de los clientes al tiempo que aumenta el potencial de creación de valor de una empresa.
Por lo tanto, la gestión del capital intelectual es una actividad integral y crucial que proporciona la máxima ventaja a una empresa mediante la aplicación constante de la información en su actividad habitual.
PROCESO Y PRÁCTICA DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
La gestión de la información debe ser abordada desde los aspectos administrativos y técnicos por personas con diferentes competencias para comprender mejor las prácticas pertinentes y mejorar su eficacia. Si una empresa crea un entorno de aprendizaje y desarrollo personal y organizativo, fomentará la eficacia de la gestión de la información y, por tanto, aumentará los valores de su capital intelectual.
Como parte de la gestión de la información, los empleados obtendrán inicialmente nueva información a través del aprendizaje práctico y la experiencia. Valorizarán esta información desde el punto de vista personal y organizativo y la conservarán dentro de la empresa en la medida de lo posible para la prosperidad de ésta. El almacenamiento de la información garantizará su seguridad y accesibilidad. Por último, la información se transferirá internamente o se compartirá con los clientes para completar el proceso en un esfuerzo por sacar provecho de ella.
Este proceso tiene como objetivo aumentar los beneficios de la creación de información y capitalizar las capacidades y ventajas de dicha información. Las empresas prefieren distintos métodos para beneficiarse de estas ventajas. Por ejemplo, suelen utilizar centros de excelencia, centros de conocimiento y centros de competencia en el marco de la gestión de la información. Aunque muchas empresas consideran todo este proceso como costes adicionales, la falta de capital intelectual se traducirá en una mayor pérdida de beneficios a largo plazo.
Para una gestión eficaz de la información, las empresas deben prestar atención a lo siguiente:
- Las estrategias de gestión de la información deben asociarse en función de los fines de la empresa.
- Debe formarse un equipo de gestión de la información y crearse un entorno adecuado para el intercambio eficaz de información.
- Deben identificarse los valores compartidos, la visión y los objetivos de la gestión de la información.
- Debe establecerse una nueva estructura de gestión de la información con respecto a los procesos relevantes, las funciones de la tecnología y las recompensas pertinentes.
- Debe practicarse la cultura organizativa necesaria para la gestión de la información y deben desarrollarse las estrategias pertinentes para su sostenibilidad.
OPINIÓN
Nuestra época actual requiere acceder a la información, mantenerla internamente y establecer estructuras organizativas que faciliten la obtención de nueva información a partir de la información disponible. En consecuencia, la información es hoy el motor más importante de la competencia.
Aunque los activos de capital intelectual no se incluyen en los estados financieros de las empresas, influyen directamente en sus resultados y les ayudan a obtener una ventaja competitiva sostenible al aportarles valor añadido. De ahí que las empresas necesiten utilizar eficazmente el capital humano para sobrevivir en un panorama empresarial competitivo y superar a sus competidores. De hecho, las empresas deben incluir a cada empleado en este proceso, independientemente de su cargo, y aprovechar al máximo los conocimientos, la experiencia y las habilidades de sus empleados. Deben adaptar sus datos a su organización y cultura, al tiempo que protegen y almacenan la información en función de sus fines empresariales.
Además, las empresas deben seguir de cerca las leyes, los reglamentos y las decisiones del Tribunal de Apelación relativas a la gestión de la información y la protección de los activos intelectuales. Por lo tanto, se les recomienda que obtengan asesoramiento y representación legal de abogados experimentados.
